Der folgende Beitrag richtet sich aus aktuellem Anlass nur an Personen, die gewerbsmäßig online kaufen und/oder verkaufen und die Umsatzsteuer gegenüber dem Finanzamt nachweisen. Die Moderatoren mögen entscheiden, unter welcher Rubrik dies veröffentlicht werden soll und bei Bedarf den Beitrag entspechend verschieben.
Schöne neue, digitale Welt. Problemlos lässt sich heute alles über das Internet bestellen - selbstverständlich auch Edelmetalle. Immer mehr Edelmetallhändler erkennen den Geist der Zeit und richten sich komfortable Online-Shops ein, mit dessen Hilfe gut bebilderte und beschriebene Barren und Münzen verkauft werden können. Die Shopsysteme sind inzwischen sehr bequem und ausgereift und auch von Laien einfach selbst zu pflegen. Ich weiß das, ich bau die Dinger 
Vollautomatisch werden Bestellungen entgegen genommen, Warenbestände gepflegt, Auftagsbestätigungen und auch Rechnungen verschickt. Am Ende druckt die Software sogar noch den Paketaufkleber und sorgt für den nachverfolgbaren Versand in Verbindung mit dem Tracking des Paketdienstes. Prima. Eigentlich alles, wie sich der stolze Shopbetreiber das so für seinen Traum-Shop gedacht hat.
Leider haben der stolze Shopbetreiber und dessen Kunden die Rechnung ohne das Finanzamt gemacht, besser, ohne genaue Kenntnis des Umsatzsteuergesetzes. Es ist zwar sehr komfortabel, dass das Shopsystem automatisch gleich die Rechnungen versendet, leider werden aber derartig übermittelte Rechnungen vom Finanzamt zum Umsatzsteuervorabzug nicht anerkannt, bzw. schlimmer noch - auch nachträglich aberkannt!
Dabei spielt es keine Rolle, ob die Rechnung als einfache Email generiert ( wie bei eher einfachen Systemen ) oder - wie bei besseren Systemen - als buntes PDF Dokument mit Briefkopf und rechtsgültigem Fußtext und allem Zip und Zap generiert via Attachement per Email gesendet wird. Diese Rechnungen sind für das Finanzamt Umsatzsteuer relevant quasi nicht vorhanden.
Eine derartig übersendete Rechnung entspricht nicht den Vorschriften des §14 Absatz 3 des Umsatzsteuergesetzes und wird von den Finanzbehörden zum Abzug der Vorsteuer grundsätzlich nicht anerkannt.
Bei einer auf elektronischen Weg übermittelten Rechnung müssen die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts durch eine qualifizierte elektronische Signatur gewährleistet werden. Zudem muss der Empfänger der Rechnung dieser Übermittlungsart zustimmen, was selbstverständlich meist nicht das Problem ist.
Die technische Möglichkeit einer elektronischen Signatur ist aber sehr teuer und wird sich erfahrungsgemäß erst bei einem höheren Rechnungsaufkommen lohnen. Unter http://www.rechnung.de steht zwar ein Signierungsverfahren zur Verfügung, das ohne die sonst üblichen hohen Zusatzkosten für Hard- und Software auskommt. Umsetzungspartner ist D-Trust, eine hundertprozentige Tochter der Bundesdruckerei. Trotzdem wird sich auch diese Variante für die meisten Shopbetreiber eher nicht rechnen.
Übrigens: Auch umgekehrt - als gewerblicher Kunde - sollten Sie darauf achten, dass Sie online nur Rechnungen entgegennehmen, die digital und nach einem anerkannten und zertifizierten Verfahren signiert sind. Ansonsten werden Sie später bei einer Buchprüfung große Probleme bekommen. Gerade bei online abgeschlossenen Geschäften, werden natürlich gern auch online die Rechnungen verschickt. Wenn diese nicht signiert sind ( und das sind fast alle nicht ), wird das Finanzamt Ihnen nachträglich den Vorsteuerabzug aberkennen und entsprechende Rückzahlungen verlangen. Das kann ein recht teures Unterfangen werden - gerade im Edelmetallgeschäft, bei Metallen und Münzen, die der MwSt. von 7 oder gar 19 % unterliegen.
Es gibt aber noch andere Gründe, die gegen den Versand und der Annahme von Online-Rechnungen sprechen: Derartig digital übermittelte Rechnungen unterliegen auch einer digitalen Aufbewahrungsfrist. Sie müssen diese Rechnungen nicht nur speichern, sondern z.B. auch die Email, mit der die Rechnung an Sie gesendet wurde. Darüber hinaus müssen Sie gegenüber dem Finanzamt sicherstellen, dass diese Dokumente in der Zeit der Aufbewahrungspflicht jederzeit zugänglich und abrufbar bleiben - kurz, auch noch in 10 oder 12 Jahren gelesen werden können...
Ich muß über soviel Blauäugigkeit in der aktuellen Steuergesetzgebung natürlich etwas lächeln, oder haben Sie noch einen PC der 5.25" Floppy's lesen kann? Selbst bei CD-ROM und DVD hat man noch keine gesicherten Erkentnisse über den Alterungsprozess - wirklich wichtige Dokumente werden immer noch mikroverfilmt und luftdicht verkapselt.
Kein Wunder, dass aufgrund dieser Vorschriften Experten die umständliche Handhabung der ”elektronischen Rechnung” heftig kritisieren und weiterhin die althergebrachte Papierform empfehlen.